Facturation électronique : le guide ultime pour tout comprendre  

Facturation électronique : le guide ultime pour tout comprendre  

June 1, 2022

Vous souhaitez prendre dès maintenant le virage de la facturation digitale, mais vous avez besoin que l’on vous accompagne ? À plus ou moins brève échéance, toutes les entreprises belges devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous cette forme. L’objectif visé est notamment de lutter contre la fraude fiscale. Rapide, rentable, sécurisé, durable… Un système de facturation électronique offre de nombreux avantages. Retrouvez toutes les informations utiles dans notre guide !  

1. Qu’est-ce que la facturation électronique ?

 

Obligatoire pour le B2G depuis janvier 2022, la Belgique veut étendre la facturation électronique dans la sphère du B2B. Cette nouvelle mesure s’inscrit dans le cadre de du plan de digitalisation du pays, conformément aux lignes directrices du plan européen « Next Generation ». L’enjeu ? Rendre votre entreprise plus agile, plus réactive, plus connectée et plus rentable ! 

 

Définition et cadre

 

En 2021, 59 % des entreprises belges affirment avoir généré davantage de factures électroniques en raison de la crise de la Covid-19.¹ 

Découvrez la situation des TPE & PME en Belgique

Digitalisation, impayés : comment se portent les entreprises belges ?

Comme son nom l’indique, une facture électronique est une « facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique ».

Dématérialisation VS numérisation : quelle différence ?

Beaucoup d’entreprises confondent dématérialisation et numérisation ! La numérisation des factures ne représentequ’une étape de la dématérialisation, et consiste à convertir une facture papier en un support électronique. La dématérialisation des factures est plus globale. À partir d’un système d’information, elle permet de générer et recevoir des factures directement au format électronique. La dématérialisation englobe également les solutions de conservation et d'archivage des factures.

 

Lorsqu’elle est réalisée dans les règles de l’art, la facturation électronique garantit trois grands principes : 

  1. L’authenticité, en prouvant que l’identité de l’émetteur de la facture est bien celle indiquée dans le contenu de la facture. 
  2. Une lisibilité avec une facture dématérialisée déchiffrable et compréhensible par tous. 
  3. L’intégrité, avec des données qui ne peuvent être altérées, ni lors de la transaction actuelle ni pendant toute la durée de conservation légale de la facture. 

Si la démocratisation de la facture électronique doit être vue comme une opportunité de faire un pas de plus vers la transformation numérique, elle suscite néanmoins encore des interrogations. Nous sommes là pour vous éclairer ! 

 

 7 idées reçues sur la facturation électronique  

 

1. Mon entreprise peut-elle continuer à faire de la facturation en format papier ? 

Factures électroniques et factures papier peuvent tout à fait coexister. Un fournisseur peut envoyer des factures électroniques à certains de ses clients, tout en continuant à établir des factures papier pour d’autres. À ce titre, vous pouvez également conserver sous format papier les factures et pièces justificatives reçues sur support informatique, à condition de vous assurer de leur reproduction à l’identique.  

 

2. Mon entreprise utilise le format PDF, est-ce de la facturation électronique ?  

La facture dématérialisée n’est ni un document quelconque ni une simple image ou un scan PDF que l’on envoie par e-mail à son client, même s’il y a une signature numérique.   

 

3. Mon entreprise n’est pas assez grande pour faire de la facturation électronique. 

La généralisation de la facturation électronique est la porte d’entrée vers une digitalisation efficace. Toutes les organisations, quelle que soit leur taille, peuvent dès maintenant transmettre leurs factures sous format électronique. Résultat : vous gagnez en compétitivité grâce à la réduction de la charge administrative liée à la constitution, à l’envoi et au traitement des factures au format papier.  

 

4. Concernant les garanties légales, l’e-facturation est-elle aussi sûre qu’une facture papier ?  

Si elles répondent bien aux mêmes règles de facturation, les factures électroniques et papiers sont équivalentes. Pour s’en assurer, l’e-facture doit être facilement identifiable comme électronique, ce qui signifie qu’elle doit avoir été transmise et reçue sous cette forme. La sécurité de la facture électronique peut aussi dépendre de certains éléments : 

  • de la solution technologique utilisée ; 
  • des contrôles existant au sein de l’entreprise ; 
  • des accords passés entre les différentes parties prenantes. 

 5. La mise en place est fastidieuse, et mon entreprise ne va pas y gagner grand-chose.  

Simultanément aux économies réalisées à l’issue de l’adoption de la facturation digitale, les processus de gestion de l’entreprise sont maximisés. La digitalisation des organisations constitue aujourd’hui une condition sine qua non pour la sauvegarde de leur compétitivité. Dans ce cadre-là, investir dans une solution de facturation électronique devient incontournable dans la transition digitale des entreprises ! Et si on vous disait que c’était possible dès maintenant ? 

 

Où en est la Belgique sur l’e-facturation obligatoire ? 

 

La facturation électronique est d’ores et déjà obligatoire pour le B2G, avec une volonté du gouvernement d’étendre cette exigence au secteur B2B. L’objectif : réduire davantage l’écart de TVA ! Les contours du nouveau système de facturation électronique en Belgique 

Au vu des dernières nouvelles, le lancement de ce nouveau système devrait être progressif. L’exemple des autres pays de l’UE laisse à penser que les grandes entreprises utiliseront le nouveau règlement en premier, suivies des entreprises de taille moyenne, et enfin des petites entreprises. 

 

2. Quels sont les avantages de la facturation électronique ? 

 

L’automatisation du traitement des factures permettrait de dégager des gains annuels de l’ordre de 3,5 milliards d’euros en Belgique. Loin d‘être une contrainte légale, le passage à la facture électronique présente de nombreux bénéfices, aussi bien en termes de retour sur investissement dégagé que de l’image positive délivrée dans les échanges avec ses tiers ! ¹

 

 Une opportunité économique non-négligeable

 

oût du traitement d'une facture selon le format

 

Dans une étude, l’Agence pour la Simplification Administrative révèle que la transition papier-électronique représente une économie de 3,24 € par facture pour les entreprises2, et une diminution des coûts de traitement de 30 % à plus de 50 %.  

Et pour cause, alors que le traitement d’une facture électronique ne dépasse pas les 1,20 €, celui d’une facture papier se situe aux alentours des 4,44 €. On constate également une simplification des contrôles pour l’administration fiscale afin de garantir un meilleur recouvrement de la TVA. 

 

Amélioration du pilotage de la comptabilité fournisseurs

 

Une gestion dématérialisée de la facturation assure un meilleur suivi, et améliore la qualité de l’information financière au sein des administrations. La diminution des délais de traitement des factures participe ainsi à une gestion optimisée des budgets, avec des comptes financiers actualisés ! Cette traçabilité des factures électroniques simplifiée permet d’automatiser les paiements (dynamic discount), les relances et les rappels auprès des fournisseurs.  

Notre conseil


Il vous arrive d’être confronté à de mauvais payeurs ? On estime que 25 % des entreprises qui mettent la clef sous la porte font face à des impayés. Pas d’inquiétude, il existe un mode de financement qui prend en charge le recouvrement de créances de vos clients à court terme ! Souvent confondu, à tort, avec l’assurance-crédit, faire financer ses factures permet de sécuriser et maximiser votre poste client. Une société de financement de facture paie ainsi de manière anticipée. les factures que vous émettez.

Quelles sont les 7 actions clés pour optimiser les finances de votre entreprise ? 

Découvrez-les dans notre checklist !

Amélioration de la gestion de l’entreprise  

 

Passer à la facturation électronique s’affiche souvent comme la première phase de la transformation numérique des entreprises ! Répétitif, chronophage, à faible valeur ajoutée… Le traitement des factures en entreprise se veut pourtant indispensable pour gagner du temps. En effet, la dématérialisation des factures sortantes réduit les risques de défaillances humaines et de fraudes au virement bancaire.  

 

Les avantages économiques constatés ne se résument pas seulement aux économies réalisées dans le traitement de la facture, mais aussi et surtout dans l’automatisation et l’intégration du processus entre les partenaires commerciaux ! 

 

Une facturation modernisée et plus respectueuse de l’environnement   

 

Selon l’Agence de la transition écologique (ADEME), près de 40 % de la déforestation dans le monde serait liée à l’industrie papetière. En Belgique, pas moins d’un milliard de factures sont émises chaque année, sans compter les copies et les annexes.1 

 

En adhérant à une solution de facturation électronique, les entreprises portent de fortes valeurs écologiques avec une réduction de l’empreinte carbone due à la diminution des impressions papier. Elles investissent par ailleurs dans les valeurs technologiques en utilisant des procédés numériques innovants. 

 

Un archivage plus efficace 

 

Saviez-vous qu’en leur qualité de pièces comptables, toutes les factures sont à conserver pendant une durée de 10 ans ? En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, les entreprises doivent pouvoir présenter n’importe quel document sur demande. Faute de quoi, elles risquent des sanctions !  

L’archivage électronique limite le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, des dossiers et des documents. Il facilite, sécurise et rend plus efficace le stockage d’informations sans nuire à l’intégrité des données. L’accès aux factures en ligne est contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé. 

Quels sont les secrets d’une gestion de trésorerie sereine ?

3. Comment faire de la facturation électronique ?  

 

Prendre le virage de la facturation digitale, c’est mettre en place de nouveaux procédés, qui peuvent parfois s’avérer compliqué à comprendre. On vous résume tout cela !  

 

Numérisation des factures : du format papier à la copie électronique à valeur probante

 

La Belgique a réformé son régime juridique concernant l’archivage et la copie numérique.  

 

En résumé, la facture papier originale n’a plus besoin d’être conservée si : 

  • elle est reproduite à l’identique (sur la forme et sur le fond) 
  • son intégrité est garantie par les conditions fixées par décret  

La procédure de signature électronique pour l’émission et la réception de factures  

 

Pour un chef d’entreprise, signer des documents de manière manuscrite est quotidien ! Qu’en est-il alors des signatures électroniques ?  

L’article 8.1 du Code civil belge reconnaît trois types de signatures électroniques, selon leur niveau de sécurité et d’identification du signataire. 

 

1. Signature électronique « simple » (SÉS)  

Particulièrement adaptée à un usage rapide et fluide, la signature électronique simple est la procédure la plus couramment utilisée. 

  • Premier stade de sécurité et de reconnaissance juridique  
  • Aucune exigence particulière  
  • Adaptée aux documents à faible risque juridique (réception d’une livraison, CGV d’un site web…) 

Notre conseil

Pour renforcer la fiabilité de cette signature, n’hésitez pas à créer un dossier de preuves (email du signataire, adresse IP
du terminal utilisé pour signer le document…) pour vous prémunir contre une éventuelle contestation.

2. Signature électronique « avancée » (SÉA) 

 La signature électronique avancée apporte des garanties d’identification plus fortes aux transactions plus engageantes. Elle a de fait des exigences plus poussées que la signature simple.  

  • Liaison unique et claire avec le signataire  
  • Intègre une étape de contrôle d’identité du signataire via une capture de sa pièce d’identité et sa vérification 
  • Sécurité renforcée avec un contrôle exclusif des données (détection de modifications ultérieures à la signature 
  • Adaptée aux documents commerciaux, juridiques et administratifs

Notre conseil

Pour un mode de signature numérique encore plus renforcé, vous pouvez songer à l’ajout d’une phase d’authentification.
Certaines solutions en ligne le font au moyen d’un code SMS, reçu par les destinataires, nécessaire à la signature du document.

3. Signature électronique « qualifiée » (SÉQ) 

Une signature qualifiée offre le plus haut niveau de sécurité juridique et technique !  

Ce format regroupe la totalité des exigences de la signature électronique avancée, plus :  

  • La présence d’un certificat numérique qualifié 
  • L’utilisation d’un dispositif de création de signature qualifiée (QSCD)  
  • Adapté aux actes d’avocats, actes auprès des organismes publics 

 Certes, cela peut paraitre relativement lourd et complexe. Mais grâce à une solution de dématérialisation des factures qui intègre toutes les étapes, vous pourrez vous affranchir et anticiper en toute sérénité la fin des factures papier.  

 

L’archivage des factures fournisseurs

 

L’archivage à valeur probante c’est l’ensemble des processus techniques et organisationnels utiles pour enregistrer, conserver et archiver les documents électroniques 

  • L’origine de la facture et l’identité de son émetteur authentifiés par l’intermédiaire d’un certificat électronique. 
  • L’intégrité du contenu et son horodatage certifiés au moyen d’une signature électronique. 
  • La pérennité et la traçabilité de la facture assurées à l’aide d’un coffre-fort électronique. 

Saviez-vous qu’en administration d’entreprise, la gestion des dettes fournisseurs se révèle aussi importante que celle des créances clients ? Le suivi en temps réel du traitement des factures fournisseur est essentiel afin de garder une vision précise de vos liquidités, et donc de votre trésorerie ! 

 

4. Comment gérer ses factures fournisseurs ? 

 

La facture suit, grâce à une solution de dématérialisation, un parcours fléché et organisé.  
En optant pour une méthode de suivi adaptée à la gestion des factures fournisseurs, vous savez ainsi quelles sont les échéances à venir pour être dans les temps et assurer une relation de qualité avec vos interlocuteurs.  
Le traitement automatisé de la facture fournisseur peut se faire en 4 étapes simples avec Cegid ! 

 

1. La capture  

 

La récupération des factures fournisseurs par les différents canaux : 

  • Factures papier transmises par voie postale 
  • Factures en PDF envoyées en pièce jointe 
  • Factures déposées dans l’espace client directement sur le site du fournisseur 
  • Factures placées dans un espace de stockage 

Le logiciel de facturation Cegid Invoice & Financing, vous permet de traiter les factures peu importe leur format.  

 

2. Le contrôle et comptabilisation 

 

Lorsqu’un fournisseur vous envoie une facture, la première action consiste à la contrôler afin de vérifier qu’elle ne présente aucune erreur. Vous devez par exemple vérifier : 

  • les conditions contractuelles générales  
  • la désignation précise des produits ou des services vendus  
  • la quantité facturée  
  • le prix unitaire HT et TTC  
  • les remises négociées  
  • les frais de port  
  • le délai de paiement… 

La plupart des entreprises, avec un système de facturation digitale, se sont tournées vers des technologies automatiques qui encodent les données numériques.  

La LAD, ou lecture automatique de documents, désigne un ensemble de technologies qui va « numériser » le contenu d’un document afin de l’analyser. Il reconnaît donc certains termes ou caractères afin d’identifier des informations particulières. Pour les factures, il s’agit par exemple de la date d’envoi, du taux de TVA, du montant TTC… C’est un moyen efficace de gagner du temps dans le traitement des factures.  

 

3. La validation

 

Dans un workflow de validation des factures, plusieurs parties prenantes interviennent : le chef d’entreprise, l’acheteur, la personne qui valide la commande, la personne qui a réceptionné le produit… Si le volume des factures à traiter devient trop élevé, la validation des factures fournisseurs par le dirigeant engendre inexorablement un goulot d’étranglement. On constate alors un allongement des délais de paiement des fournisseurs, avec une multiplication des relances et des frais administratifs.  

Une solution pratique consiste à instaurer une délégation de signature. En faisant par exemple en sorte de n’avoir besoin de la signature d’une seule et même personne au-delà d’un certain montant. 

 

4. La consultation 

 

Dans un système de facturation en ligne, tous les documents sont indexés et archivés, avec une échéance. Il devient donc très facile de les retrouver et de les consulter à tout moment. Autre avantage : vous pouvez le plus souvent y accéder directement depuis la fiche fournisseur, sans quitter votre logiciel Cegid Invoice & Financing

Notre modèle de facture gratuit Word ou Excel à télécharger est l’outil idéal pour débuter ! Mais attention, Excel ou Word, c’est bien pour démarrer. Mais plus le nombre de devis et de factures à gérer augmente (et c’est tout ce qu’on vous souhaite !), plus le suivi est difficile… 

La solution ? Opter pour un véritable logiciel de facturation. 

Avec Cegid Invoice & Financing, simplifiez votre facturation
et disposez de liquidités rapidement

Vous êtes fin prêt à passer à la facturation électronique ? Main dans la main avec Cegid, les entreprises de toutes tailles peuvent faire de cette contrainte une véritable opportunité ! Contactez sans plus attendre nos équipes d’experts pour savoir comment mettre en œuvre au sein de votre organisation la dématérialisation de vos factures 

 

Et si vous cherchez une solution de facturation simple et rapide Cegid Invoice & Financing est là pour vous. Avec son service de financement de facture en plus, c’est l’assurance de gérer sereinement votre entreprise !  

Envie de tester Cegid Invoice & Financing ?

Créez un compte gratuit et financez vos factures en 48h et en toute liberté avec Cegid Invoice & Financing.

Annonce

Koalaboox devient Cegid

Avec le rachat de Koalaboox par Cegid, nous ouvrons aujourd’hui un nouveau chapitre à votre histoire !